会议首先集体重温了《换届选举纪律》，尔后由省拍协副会长常正枝作了《关于四届一次会员大会筹备工作情况》和《四届一次会员大会筹备工作实施方案》的汇报。
常副会长说：四届一次会员大会筹备工作按照《社团管理条例》和协会《章程》，在协会三届五次会员大会决议和颁布的《换届工作纪律》，组织开展“怎样做一名合格拍卖企业领导人大讨论”和今年年初下发的《关于做好省拍协四届一次会员大会筹备工作的通知》等文件精神指导下，秘书处全体人员在保障协会日常工作的同时，全力以赴投入了四届一次会员大会的筹备工作，整个筹备工作严格按照三届五次会员大会提出的要求，精心组织、密切配合、相互协作、稳步推进。主要做了以下几个方面的工作。
一是学习文件、提高认识、明确职责、扎实做好四届一次会员大会各项筹备工作。为保障各项筹备工作有条不紊地进行，组织秘书处全体人员认真学习党的十八大及十八大以来中央全会精神、商务部十二·五拍卖业发展指导意见、协会三届五次会员大会的《工作报告》、《协会章程》、《换届纪律》等有关文件，通过学习，提高思想认识，进一步明确各项筹备工作的目标任务，按照秘书处部门职责分工，确定工作标准、时限等要求。
二是突出做好《工作报告》等重要文件的撰写工作。去年三届五次会员大会做出了“积极稳妥，做好2013年换届筹备工作”的决议，并提出了“以《协会章程》为依据，实事求是、承前启后，促进全省拍卖业持续、健康发展”的工作目标。这既是对筹备工作提出的标准要求，也是大会《工作报告》文件撰写工作的指导思想。为撰写好《工作报告》等文件材料，多次召集秘书处工作班子在学习上级文件、领导讲话，做好调研、认真分析梳理当前拍卖业发展形势、发展趋势的基础上，研究制定了紧扣“发展”这个主题的撰写提纲，并提出“对过去五年来的工作，本着实事求是、反映本来面目，成绩不扩大，问题不回避，尽量用事实、事例、数字说明问题；对今后五年发展，本着承前启后，着力突出“抓住一条主线、突出一个重点”的指导思想和思路，并为实现这一想法，配发制定《行业发展五年意见和抓好今后五年自律建设的决定》”两个文件的撰写要求。初稿形成后，多次开会讨论，采取多项措施广泛征求意见。王延早会长和我分别带领秘书处相关人员深入基层，先后到青岛、威海、济宁、莱芜、济南、潍坊等市地部分拍卖企业，通过召开座谈会、个别交流沟通等多种形式征求意见；在听取意见建议的基础上，为进一步完善《工作报告》等文件材料的内容，秘书处一改过去提前发给理事单位征求意见的做法，于2013年8月 16日将《工作报告》等四个材料下发全省各会员单位，广泛征求意见，大部分单位提出了很好的意见和建议，秘书处汇总后，研究采纳了大家的建议，并对稿子认真进行了研究修改，经过反复修改，几易其稿，形成了今天提交讨论的稿子。需要进一步说明的是，提交给大家讨论的《行业发展五年意见，抓好今后五年自律建设的决定》和《加强宣传工作的意见》，是根据三届五次会员大会确定的行业持续、健康、科学发展这一主题，从强化市场化、专业化发展、行业自律建设和营造发展舆论氛围三位一体发展举措的目的出发，一手抓发展，一手强自律，实现两手抓两手都要硬，加上宣传工作的引领和保障，三方面有机结合，相互促进。以引导企业加大调整业务结构，转变拍卖业发展方式的力度，坚定走市场化、专业化、标准化、电子化、集团化、品牌化拍卖发展的路子，以进一步推动行业自律和诚信体系建设，促进行业持续、健康地发展，提升企业经营管理和拍卖服务水平。关于《山东省拍卖行业协会章程》修改问题，上一届会员大会审议通过的《协会章程》，通过五年来的实践，总的看是好的，也是符合我们协会实际情况的。国家民政部新的《社会团体章程示范文本》颁布后，为使《协会章程》文字表述更加规范，结合行业发展实际和会员提出的修改建议，对个别条款作适当修改。本次提交大会审议修改的《章程》，结构和框架不变，仍为8章48条。修改的具体内容，将在会员大会作详细报告，在这里只是作简要说明。
三是关于换届选举、民主推荐新一届理事候选单位工作进展情况。三届五次会员大会工作报告指出：“根据《协会章程》规定，2013年我会将进行换届，这是一件大事，涉及到我省拍卖业是否能持续发展的重大问题”。 为做好换届选举筹备工作，开好四届一次会员大会，实现三届五次会员大会确定的换届工作指导思想，秘书处做了大量而又细致的前期准备工作。制定了《四届一次会员大会换届选举工作实施方案》，按照统一领导、精心组织、积极稳妥的要求认真组织实施。为防止拉票贿选不正当行为的发生，营造良好换届环境，保障换届过程风清气正，将三届五次会员大会通过的《省拍协2013年换届纪律》贯穿整个换届工作全过程写入实施方案；充分发扬民主，层层选拔推荐。秘书处制发通知，按照各市地会员单位数量，规定的比例，将理事和常务理事名额分配到各地市督导组，充分发挥各市地督导组的作用，并提出“按照标准条件、好中选优的原则，广泛征求意见，三届理事常务理事优先安排及上报时限、上报后保密”等要求，各市地督导组认真履行职责，严格把关，通过民主投票、召开座谈会、个别沟通交流等多种方式，民主推荐出了新一届理事、常务理事候选单位和个人，秘书处将各地市推选情况正在进行汇拢；积极准备拟定《换届选举办法》。在做好民主推荐理事、常务理事工作的同时，依据《协会章程》规定的标准条件和三届五次会员大会提出的2013年换届指导思想，本着实事求是、承前启后，充分考虑先进性、代表性、广泛性，充实和加强协会领导机构原则，起草拟定《换届选举办法》，待《办法》拟定后再提交相关会议讨论审定。
四是关于大会其他事项的筹备情况。为了使四届一次会员大会顺利进行并取得尽可能多的成果，省拍协秘书处还拟定了《关于纂写2006年以来山东省拍卖行业协会志的决定》和《关于新编<相关法律与规则实用手册>的决定》,其中续编《山东省拍卖行业协会志》，旨在真实的记载我省拍卖业发展的历程、主要业绩、基本经验、典型事件等，抱着对历史负责、对后人负责、对行业永续发展负责的态度，将这一历史遗产和精神财富传承下去，作为行业建设的一项重要工程载入史册；而新编《相关法律与规则实用手册》，主要目的是方便大家学习使用的同时，增强从业人员的法律意识，提高依法经营的能力和水平，避免违法违规等不正当行为的发生。再就是，秘书处还编制了《怎样做一名合格拍卖企业领导人》论文汇编，将发到每个会员单位，以便广大拍卖企业互学互鉴，努力提高企业领导人自身素质和经营管理水平。本次大会秘书处还将作《财务工作报告》，协会主要领导对财务工作高度重视，严格要求，每年都主动要求审计部门对协会财务进行审计，审计事务所出具的审计报告中，对我会财务管理工作给以高度评价，尤其在严格遵守会计制度，认真履行财务手续等方面，依法遵纪行为规范，我会连续九年被评为“省先进社团组织”，连续两届被民政部授予“全国先进社会组织”，其中财务管理就是一项很重要的评比内容。以上报告、文件、材料等将一并提交大会审议。
五是关于设立协会监事会的建议意见。协会作为社会组织的重要组成部分，为适应十八大及十八届三中全会全面深化改革新形势的要求，建立协会现代管理制度，健全以《章程》为核心的协会法人治理结构，实现自我管理、自我发展的社会组织法人主体是深化体制改革的重要目标之一，尽管目前国家法律还没有明确规定，《社会组织登记管理条例》也没有硬性规定，但从适应改革发展，加强协会自身建设的目的出发，参照有关行业组织已有的做法，建议设立省拍协监事会。若此建议可行，秘书处还将抓紧起草拟定相关议案，一并提交大会审议。
随后常副会长根据省拍协三届五次会员大会决议，就制定的《四届一次会员大会筹备工作实施方案》作了汇报，从筹备工作的指导思想、成立筹委会领导班子、大会有关文件起草拟定、修改完善协会《章程》、制定换届选举办法、大会召开时间及议程、筹备工作的几点要求等七个方面作了详细阐述。紧接着，秘书处人员分别宣读了《工作报告》、《山东省拍卖行业五年发展意见》、《山东省拍卖行业协会关于今后五年抓好行业自律建设的决定》、《山东省拍卖行业协会加强宣传工作的意见》四份主要文件（讨论稿）。
汇报和宣读文件后，会议进行了讨论。大家根据刚刚召开的十八届三中全会精神，结合我省拍卖业实际，对四届一次会员大会筹备工作和会议文件修改提出了意见和建议，大家畅所欲言，会议气氛热烈。
最后，王延早会长作了总结讲话。指出：今天这个会开的很好，各位副会长和秘书处的同志做了大量艰苦细致的工作。常正枝今年2月份，来协会主持日常工作，他在筹备工作中，与孙长文协同配合，带领秘书处同志经常加班加点，搞材料，到了五个地市部分企业搞调研，提出了很多好的建议。刚才大家围绕筹备工作和四个文件进行了讨论，集思广益，提出了一些很好的建议和修改意见，会议取得了很好的效果。
王会长着重指出：四届一次会员大会换届选举要突出“稳定、发展”四个字，非常重要。首先抓好稳定，稳定是第一位的，从筹备工作开始到整个换届全过程要突出抓好，不然的话，会造成不良后果，这样的教训太多了。稳定是第一位的，一旦出事倒霉的是拍卖企业。因此，作为我们协会领导要高度重视抓好稳定工作。做到平稳交接、平稳过渡。二是促发展。党的十八届三中全会已召开，讨论通过了《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》，这将给我们带来前所未有的机遇。政府要放权，大幅度减少审批项目，下一步肯定要精简一些政府部门和公务员，还有国有企业改革速度将加快，有些机构和人员退出后很可能参与到拍卖中来，客观上讲对我们拍卖业的生存空间形成更大压力。下一步协调政策的任务相当艰巨。就是搞专业化，说起来容易，做起来难，很多政策性的东西要进行协调，新班子的任务很重，因此，我们在班子组建时从人员结构上一定要考虑这个问题。
王会长强调指出：严格换届纪律，做会员单位的表率。刚才大家对换届纪律发表了很好的意见，本次换届选举事关省拍卖业今后发展的大事。换届纪律是营造良好换届环境，保障换届过程风清气正的根本保障，因此，我会在2012年会员大会上就讨论下发了《换届选举纪律》，起到了很好作用，绝大多数单位和个人自觉执行，但也有个别单位和个人我行我素，据反映有的人利用开会、投标、聚会等场合和电话、短信等方法，散布一些不负责任的言论和观点，人家很反感，反映很不好，有的都直接反映到协会。还有的找关系、挖门子为己说情。我们在座的都是协会核心领导成员，要处处以身作则，严格遵守换届纪律，这是会员大会讨论通过的，我们也是举了手的，应带头执行，作会员的表率。不但自己不干违纪的事，还要做好会员的工作，一经发现应给予批评。会后秘书处发个通报，要求各会员单位认真学习和坚决执行《换届纪律》。另外，全国都在进行群众路线教育，强化正风肃纪，最近经常暴出一些典型案例，因此建议这次会员大会不搞宴请、不发纪念品，严禁请客送礼，希望我们各位在会前、会中带头不吃请、不请吃，并积极宣传和制止其他人员搞非组织活动，这样对协会好，对自己也好。我以上说的都是肺腑之言，我对拍卖业有着特殊感情，从事拍卖工作20多年，经过我们大家的积极努力，我省拍卖业发展从无到有，从小到大，目前由成立协会时的全省拍卖成交额4.5亿元，发展到2012年1026亿元，取得了显著成绩，省拍协连续9年被评为全省先进单位，连续两届被民政部授予“全国先进社会组织”称号，实属不易，这是大家共同努力的结果，希望大家要像爱护自己眼睛一样，关心它、爱护它。
王会长强调指出：齐心协力、抓好换届。换届选举政策性强，涉及每位会员单位切身利益，也比较敏感，作为我们协会领导班子成员，特别是秘书处一定要严格执行《社团管理条例》和协会《章程》，依规办事，千万不要因为我们已组织三次换届有经验就忽视了应该做的工作，同时也希望各位处处以身作则，不能感情用事，要公平、公正，要有全局观念，对候选人也不要求全责备，人无完人，任何人都有优点也有缺点。另外在换届选举中既要考虑先进性，也要注意代表性，要掌握标准条件，这不是评资质、评先进、评劳模、这次选的是领导班子、领导集体，要考虑全局，有利于对各地市，对协会工作的领导。
王会长指出：对于刚才常正枝提出本届协会成立监事会的建议，多位副会长也给我建议过。随着改革开放的不断深入，社团组织的地位作用越来越强，但监督机制也应加强，近两年在民政网站、民政报上经常刊登协会、商会等社会团体建立监事会的报导，根据十八届三中全会全面深化改革的要求，大家的建议、民政厅的意见和刚才讨论的情况，确定建立协会监事会。
王会长最后指出：会后秘书处按照分工认真进行《工作报告》等四个文件的修改完善，抓紧起草《选举办法》，拟定《建立监事会的议案》等后续筹备工作，提交理事会审议、为开好会员大会打下坚实的工作基础。确定2013年12月下旬召开会员大会。我们大家要齐心协力，团结带领全省会员，按照“稳定、发展”四个字的要求，把四届一次会员大会开成一个承前启后、继往开来、团结、务实、和谐的大会，以促进我省拍卖业再上一个新台阶。